Cómo automatizar recordatorios de Cobros Pendientes con Make: Caso práctico

Problema a Resolver:

Muchas empresas, especialmente pymes y autónomos, tienen el reto de gestionar pagos pendientes de sus clientes. El seguimiento manual consume tiempo, puede generar olvidos y afecta el flujo de caja. Automatizar este proceso es muy sencillo, no requiere de IA, y asegura que los recordatorios se envíen a tiempo y de manera profesional, sin necesidad de intervención constante.

Solución Automatizada:

Con Make, puedes automatizar el envío de recordatorios para pagos pendientes utilizando una hoja de cálculo (Google Sheets) como base de datos y Gmail para la comunicación. Usamos Google Sheets por simplificar el proceso y hacerlo entendible, pero se podría integrar con un programa de contabilidad mediante API. También se puede integrar con herramientas de facturación para una mayor eficiencia.

1. Cómo Funciona la Automatización:

1. Preparar la base de datos (Google Sheets):
   • Crea una hoja de cálculo con los siguientes campos:
     • Nombre del cliente.
     • Correo electrónico.
     • Importe pendiente.
     • Fecha límite de pago.
     • Estado del pago (Pendiente, Pagado).
2. Detectar pagos pendientes:
   • Usa Make para revisar diariamente la hoja de cálculo y filtrar registros con:
     • Estado: «Pendiente».
     • Fecha límite de pago cercana (por ejemplo, menos de 3 días).
3. Generar un correo personalizado:
   • Conecta Make con Gmail para enviar correos personalizados.
   • Usa un template que incluya el nombre del cliente, el importe y la fecha límite.
     Ejemplo de correo:

Asunto: Recordatorio de pago pendiente
Hola [Nombre del cliente],
Queremos recordarte que tienes un pago pendiente de [Importe], con fecha límite de [Fecha límite].
Si ya realizaste el pago, por favor ignora este mensaje. En caso contrario, puedes realizarlo a través de nuestra plataforma o contactarnos si tienes alguna duda.
Gracias por tu atención,
[Nombre de la empresa]

4. Marcar correos enviados:
   • Una vez que el correo se envíe, Make actualiza la hoja de cálculo con un estado de «Recordatorio Enviado».
5. Segunda notificación (opcional):
   • Configura un segundo flujo para enviar un mensaje adicional si el cliente no paga dentro de los 2 días posteriores al primer recordatorio.
6. Notificación al equipo:
   • Si el cliente no realiza el pago después de dos recordatorios, Make notifica al equipo de finanzas por correo o mediante su CRM.

Ejemplo de Flujo Automatizado:

Un cliente, Juan Pérez, tiene un pago pendiente de 500€ con fecha límite el 15 de diciembre.

Proceso Automatizado:

1. Registro en Google Sheets:
   • Nombre: Juan Pérez
   • Correo: juan.perez@email.com
   • Importe pendiente: 500€
   • Fecha límite: 15 de diciembre
   • Estado: Pendiente
2. Acción en Make:
   • El 12 de diciembre, Make detecta que el pago está próximo a vencer.
   • Envía un correo personalizado recordando el importe y la fecha límite.
3. Respuesta del cliente:
   • Si el cliente realiza el pago, se actualiza el estado en Google Sheets como «Pagado».
   • Si no, se envía un segundo recordatorio el 14 de diciembre.
4. Notificación al equipo:
   • Si el pago sigue pendiente el 16 de diciembre, el equipo recibe una alerta para contactar al cliente directamente.

3. Configuración Técnica en Make:

1. Trigger (Disparador):
   • «Search Rows en Google Sheets» para revisar pagos pendientes diariamente (solo días laborables).
2. Filtro:
   • Configurar una condición para detectar:
     • Estado: «Pendiente».
     • Fecha límite: Menos de 3 días.
3. Correo personalizado (Gmail):
   • Conecta Gmail y utiliza un template dinámico para incluir los datos del cliente.
4. Actualización de Google Sheets:
   • Una vez enviado el correo, Make actualiza la columna «Estado» con «Recordatorio Enviado».
5. Segunda notificación:
   • Configura un flujo adicional con una condición que revisa si el estado sigue como «Pendiente» después del primer recordatorio.

3. Beneficios de esta automatización:

• Eficiencia: Reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas.
• Flujo de caja mejorado: Los recordatorios a tiempo ayudan a minimizar retrasos en los pagos.
• Personalización: Los correos tienen un toque profesional y personal.
• Seguimiento claro: Toda la información se registra automáticamente en la base de datos.

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