Cómo automatizar respuestas a clientes con Make y ChatGPT: Caso práctico

Problema a Resolver:

Una tienda de electrodomésticos recibe diariamente consultas por correo relacionadas con productos, disponibilidad, precios, garantías y características técnicas. Responder manualmente cada correo consume tiempo y puede llevar a retrasos en la atención al cliente.

Solución Automatizada:

Implementar una solución que use Make y ChatGPT para gestionar, analizar y responder automáticamente las consultas de los clientes con un enfoque profesional y personalizado.

1. Cómo Funciona la Automatización:

1. Recepción del Correo Electrónico:
   • Cada vez que se recibe un correo en la cuenta de soporte o ventas, Make activa un flujo para procesar el mensaje.
2. Clasificación del Contenido:
   • ChatGPT lee el correo e interpreta el tipo de consulta que hace el usuario. Y le asigna una etiqueta (por ejemplo “precio y disponibilidad”, “garantía” o “consulta técnica”).
   • Si no se encuentra un motivo claro de consulta, entonces el correo se marca como “revisión manual” y se envía a un responsable.
3. Generación de Respuesta con ChatGPT:
   • Un router bifurca el flujo en 3 caminos, en función de la etiqueta asignada. Y cada camino lleva un asistente de ChatGPT “especialista” en cada tarea.
   • El texto del correo se envía a ChatGPT con un prompt que incluye instrucciones específicas para generar una respuesta personalizada y profesional.
   • Ejemplo de prompt:
     «Eres el asistente virtual de una tienda de electrodomésticos. Responde de manera profesional y amigable al mensaje siguiente, incluyendo detalles relevantes si los conoces. Mensaje del cliente: [texto del correo].»
4. Envío de Respuesta Automática:
   • La respuesta generada por ChatGPT se envía automáticamente al cliente desde la cuenta de correo de la tienda. O genera un borrador a la espera de ser revisado (personalmente es la opción que más me gusta 😉).
5. Registro en la Base de Datos:
   • Los datos del cliente, su consulta y la respuesta se guardan automáticamente en una hoja de cálculo de Google Sheets o en Airtable para llevar un historial.

Ejemplo de Flujo Automatizado:

Un cliente envía el siguiente correo:
«Hola, estoy interesado en el modelo de lavadora LG 9kg. ¿Tienen disponibilidad? ¿Cuánto cuesta?»

Proceso Automatizado:

1. Recepción del correo: Make detecta el mensaje.
2. Clasificación: ChatGPT identifica el motivo de la consulta y hace una búsqueda en su Base de Conocimientos (documentación añadida al asistente de ChatGPT).
3. ChatGPT: El texto del correo se envía con el prompt, generando la respuesta.
4. Respuesta generada por ChatGPT:
   «Hola [nombre del cliente], gracias por tu interés en nuestra tienda. El modelo de lavadora LG 9kg está disponible actualmente y su precio es $499. Si deseas proceder con la compra o necesitas más información, no dudes en escribirnos. ¡Estamos para ayudarte!»
5. Envío automático: La respuesta es enviada al cliente.
6. Registro: El detalle del correo y la respuesta quedan guardados en la base de datos.

2. Configuración Técnica en Make:

1. Trigger (Disparador):
   • «New Email Received» en Gmail.
2. Filtro de Clasificación:
   • Le pasamos el contenido del correo a un asistente de ChatGPT (mediante API), que lee el correo y lo clasifica como “precio y disponibilidad”, “garantía” o “consulta técnica”.
3. Integración con ChatGPT:
   • El correo se envía como input a la API de ChatGPT junto con un prompt predefinido.
4. Envío de Respuesta:
   • La respuesta de ChatGPT se envía automáticamente al cliente mediante Gmail.
5. Registro en Base de Datos:
   • Google Sheets registra los datos del cliente, su consulta y la respuesta para análisis futuro.

3. Beneficios para la Tienda:

• Ahorro de tiempo: Respuestas rápidas a consultas frecuentes sin intervención manual.
• Mejor experiencia del cliente: Los clientes reciben respuestas rápidas y claras.
• Organización: Registro automatizado de consultas para análisis y mejora continua.
• Escalabilidad: Gestión eficiente incluso con un aumento en el volumen de correos.

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