El Modelo 347 es una declaración informativa que deben presentar las empresas y autónomos en España para informar sobre operaciones con terceros que superen los 3.005,06 € anuales. Es crucial cotejar la información con clientes y proveedores antes de presentarla a la Agencia Tributaria, evitando discrepancias que puedan derivar en requerimientos o inspecciones.
La automatización del proceso de comunicación con clientes y proveedores mediante Make permite agilizar la recopilación de confirmaciones y correcciones de datos, reduciendo el margen de error y mejorando la eficiencia administrativa.
En este artículo, veremos cómo crear un flujo automatizado en Make para enviar correos electrónicos automáticos con la información relevante, recopilar respuestas y actualizar un registro centralizado en Google Sheets.
Objetivo de la Automatización
El objetivo de este flujo es que, antes de presentar el Modelo 347, la empresa pueda enviar automáticamente un email a clientes y proveedores con los datos de sus operaciones anuales, solicitando la confirmación o modificación si hay errores.
La automatización debe:
✅ Extraer datos de un sistema contable o Google Sheets.
✅ Generar emails personalizados para cada cliente o proveedor.
✅ Permitir respuestas que se registren automáticamente.
✅ Actualizar el estado de confirmación en Google Sheets.
✅ Notificar a la empresa sobre discrepancias.
Flujo de Trabajo en Make
El proceso automatizado en Make consta de los siguientes pasos:
1. Recopilación de Datos en Google Sheets
- Se crea una hoja de cálculo con las siguientes columnas:
- Nombre / Razón social
- Email de contacto
- Total operaciones declaradas (€)
- Estado de confirmación (Pendiente / Confirmado / Discrepancia)
- Observaciones
Ejemplo de la tabla en Google Sheets:
En Google Sheets, crea una hoja de cálculo con los siguientes campos:
| Nombre / Razón Social | Total Operaciones (€) | Estado de Confirmación | Observaciones | |
| Cliente A | clienteA@email.com | 5.210,00 | Pendiente | – |
| Cliente B | clienteB@email.com | 15.630,00 | Pendiente | – |
| Cliente C | clienteC@email.com | 3.500,00 | Pendiente | – |
| Proveedor A | provA@email.com | 3.950,00 | Pendiente | – |
| Proveedor B | provB@email.com | 7.800,00 | Pendiente | – |
| Proveedor C | provC@email.com | 12.500,00 | Pendiente | – |
2. Disparador en Make: Revisión de Datos
- Make revisa automáticamente Google Sheets en busca de registros con el estado «Pendiente».
- Se filtran los contactos a los que se debe enviar el email.
3. Generación del Email con Datos Personalizados
- Make se conecta con ChatGPT API para generar un mensaje adaptado a cada cliente/proveedor con el siguiente prompt:
Eres un asistente de contabilidad. Redacta un email profesional para un cliente/proveedor en el que se detallen los importes declarados en el Modelo 347, solicitando confirmación o corrección en caso de discrepancia.
– Nombre: [Nombre / Razón Social]
– Email: [Email de contacto]
– Total Operaciones Declaradas: [Total operaciones (€)]
Ejemplo de email generado:
Asunto: Confirmación de Operaciones Declaradas – Modelo 347
Estimado/a [Nombre],
Nos encontramos preparando la declaración informativa del Modelo 347 correspondiente al ejercicio fiscal [Año]. Según nuestros registros, las operaciones realizadas entre ambas partes durante el año ascienden a [Total operaciones (€)].
Rogamos que confirme la exactitud de esta información o, en caso de discrepancia, nos indique la corrección necesaria antes del [Fecha límite].
Agradecemos su colaboración.
Atentamente,
[Nombre de la Empresa]
4. Envío del Email con Gmail / Outlook
- Make envía automáticamente los correos electrónicos a través de Gmail o Outlook, personalizando cada mensaje con los datos obtenidos.
5. Actualización de filas de Google Sheet: Email enviado
- Make actualiza automáticamente las filas de Google Sheets en las que se ha enviado el email, poniendo el estado como “enviado”.
6. Recopilación de Respuestas y Actualización de Google Sheets
- Se habilita un enlace de respuesta en el email con dos opciones:
- Confirmar datos: El destinatario simplemente responde «Confirmado».
- Reportar discrepancia: El destinatario envía una corrección de los datos.
- Make monitorea la bandeja de entrada y actualiza Google Sheets:
- Si el cliente responde «Confirmado», se cambia el estado a «Confirmado».
- Si reporta una discrepancia, se registra en la columna «Observaciones» y se notifica al equipo contable.
7. Notificación al Departamento Contable
- Si hay discrepancias, Make envía una notificación a la empresa (vía Gmail o Slack) con el detalle del caso para su revisión manual.
Configuración Técnica en Make:
1. Módulo «Search Rows» (Google Sheets)
- Detecta filas con Estado = «Pendiente».
2. Módulo «OpenAI – ChatGPT API»
- Genera un email personalizado basado en los datos del destinatario.
3. Módulo «Send Email» (Gmail / Outlook)
- Envía automáticamente el correo al destinatario.
4. Módulo «Update a Rows» (Google Sheets)
- Actualizo el estado con Estado = «Enviado».
5. Módulo «Get Emails» (Gmail / Outlook)
- Reviso los emails que contengan respuestas de los clientes/proveedores.
NOTA: Para optimizar el flujo, a continuación de este módulo podríamos poner otro módulo de ChatGPT, que lea e interprete las respuestas de los clientes/proveedores. Sabemos que las respuestas que recibamos pueden ser de mil formas. Algunos te dan el «OK», otros te dicen «Correcto», otros «Confirmado». Un módulo de ChatGPT con un buen prompt podría interpretar perfectamente las respuestas, y así continuar el flujo por la rama correcta.
6. Router
- Divide el flujo en dos ramas: una para respuesta de «Confirmación», y otra para «Discrepancias»
7. Rama 1: Si el correo contiene «Confirmado»
- 7.1 Módulo «Update a Rows» (Google Sheets): actualiza Google Sheets con «Confirmado».
8. Rama 2: Si el correo contiene «Discrepancias»
- 8.1 Módulo «Update a Rows» (Google Sheets): actualiza la columna «Observaciones».
- 8.2 Módulo «Send Email /Slack»: Envía una alerta al equipo contable cuando se reporta una discrepancia.
Beneficios de la Automatización
✅ Ahorro de tiempo: Se eliminan tareas manuales de envío de emails y seguimiento.
✅ Menos errores: Reduce la posibilidad de presentar datos incorrectos en el Modelo 347.
✅ Mejor comunicación: Clientes y proveedores reciben información clara y estructurada.
✅ Gestión centralizada: Toda la información se recopila en Google Sheets en tiempo real. ✅ Mayor eficiencia: Permite gestionar múltiples confirmaciones en segundos.
Conclusión
La automatización con Make para el envío de emails de cotejo del Modelo 347 mejora enormemente la eficiencia en la comunicación con clientes y proveedores, reduce el margen de error y evita requerimientos de la Agencia Tributaria por discrepancias en los datos declarados.
Por su puesto, la automatización puede mejorarse bastante, y adaptarla a nuestro caso de uso. Por ejemplo, podemos incluir datos por trimestres, teniendo para ello que mejorar el prompt de generación del correo, para que muestre los datos correctos. También podríamos generar los avisos, en caso de discrepancia, vía Whatsapp o a través del CRM que usemos.
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